De basis van financiën

Je financiën moeten op orde blijven. PlanPine zorgt ervoor dat het allemaal een stuk gemakkelijker wordt.

Factuurconcept aanmaken

Een concept kan aangemaakt worden door naar een leerling's of organisatie's financiën te gaan.

Bij een leerling

Om een concept aan te maken worden eerst de artikelen geselecteerd die voor het factuur gelden. Vervolgens wordt er geklikt op maak een concept factuur. De geselecteerde artikelen worden automatisch als factuurregels toegevoegd.

Aangepaste factuurregels

Als optie kunnen er aangepaste factuurregels worden toegevoegd. De naam, prijs, kwantiteit, belastingpercentage kunnen zelfgekozen worden.

Factuurconcept splitsen

Het komt voor dat een concept opgesplitst moet worden in meerdere concepten. Door een concept te splitsen ga naar de betreffende concept en klik rechtsboven op de driebolletjes en vervolgens op splitsen.

Voorbeeld concept splitsen

Op het concept hieronder wordt de oude concept gesplitst in twee deelfacturen. Auto TTT wordt toegevoegd aan concept 1 en Examen CBR (Auto) aan concept 2. Vervolgens worden de deelfacturen verzonden via e-mail. Respectievelijk op 2 december en 16 december 2021.

Concept splitsen

Factuurconcept verzenden

Een concept kan verzonden of gemarkeerd worden zodat het een officieel factuur wordt. De factuur krijgt de status verzonden. Het verschil bij het markeren en verzenden ligt hem er in dat bij het markeren geen factuur verzonden wordt maar het wel de status verzonden krijgt. Later kan altijd nog de factuur verzonden worden.

Door een concept te verzenden, ga naar de betreffende concept en klik rechtsboven op verzendt factuur. De optie wordt gegeven om de factuur nu te verzenden of om het op een bepaalde datum pas te verzenden. Het toekomstige factuurnummer is automatisch ingevuld.

Verzend factuur op datum

Factuurstatus

Een factuur kan verschillende statussen krijgen. Hieronder volgen de factuurstatussen.

StatusOmschrijving
VerzondenFactuur is verzonden of gemarkeerd als verzonden.
VerlopenFactuur is verlopen. Dit betekent dat de maximum datum van betaling is overschreden.
GeannuleerdOok wel nietig verklaren. Wordt gebruikt als de factuur niet correct is opgemaakt. Klanten kunnen niet betalen voor een ongeldig factuur.
CreditfactuurDe creditfactuur van de creditering.
GecrediteerdFactuur waarop de creditfactuur is gebaseerd.
VoldaanFactuur is voldaan en volledig betaald.

Creditfactuur aanmaken

Soms kan het gebeuren dat er een correctie gemaakt moet worden van een al verstuurde factuur. Een factuur terugdraaien kan d.m.v. een creditfactuur aanmaken. Ook wel creditnota genoemd.

Om een creditfactuur aan te maken ga je naar de betreffende factuur. Vervolgens klik je rechtsboven op de drie bolletjes en dan creditfactuur. Na het creëren van een creditfactuur krijgt de factuur waarop de creditfactuur is gebaseerd de status gecrediteerd.

Een creditfactuur kan alleen aangemaakt worden als die de status verzonden of verlopen heeft.

Betaling registreren

Een betaling kan registreerd worden via het betreffende factuur of door naar betalingenopen in new window te gaan. Na het drukken op de knop betaling toevoegen wordt er een formulier geopend.

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

  • Datum en tijd van betaling,
  • klant met betreffende factuur,
  • bedrag dat betaald is,
  • betalingsmiddel (optioneel)

Registreren van een betaling

Datum, tijd en betalingsnummer worden automatisch al ingevuld.

TIP

Betalingen van klanten kunnen automatisch geregistreerd worden als een betalingsprovider (Mollieopen in new window of Stripeopen in new window) is gekoppeld.